Guter Vorsatz für 2017: Es gibt Lösungen für den Glasreiniger

Ein befreundeter Kollege aus der Glas- und Gebäudereinigung kam vor ein paar Tagen mit der Bitte auf mich zu, ob ich mich nicht mal mit seiner Teilzeit-Bürokraft zusammen setzen könnte, denn in der Organisation laufe einiges nicht wirklich rund.

Im Gespräch stellte sich die Situation wie folgt dar:

Alle Termine wurden in ein Buch geschrieben. Angebote wurden auf Zuruf von der Büromitarbeiterin gemacht, die diese von zu Hause aus schrieb. Wenn die Rechnungen geschrieben werden sollten, setzte man sich zusammen und suchte mühsam aus dem Buch alle Daten (Ausführungstermine, Stunden, usw.) zusammen. Das Zusammentragen der Mitarbeiterstunden war chaotisch und führte sicher oft zu Fehlern. Die Nerven lagen nicht selten blank.

Sie können sich vorstellen, dass es hier keine klaren Abläufe und Verantwortlichkeiten gab – es war ein heilloses Durcheinander.

Um Lösungen für solch eine Situation zu finden muss man sich den normalen Arbeitsablauf in der Glasreinigung ins Gedächtnis rufen:

Angebotserstellung – Beauftragung – Stundenerfassung – Rechnungsstellung

Unser gemeinsam entwickeltes Konzept:

  • Die Angebotserstellung nach Vorgabe durch den Kollegen bleibt weiterhin bei der Bürokraft.
  • Auf einem einfachen Vordruck schreibt nun täglich der Kollege die Arbeitseinsätze (nach laufenden Auftragsnummern) ein.
  • Er ergänzt abends seinen ausgefüllten Vordruck mit den Stunden der Mitarbeiter und schickt dieses Blatt abends an seine Büromitarbeiterin.
  • Diese Blätter werden laut den laufenden Auftragsnummern für die Lohnabrechnung und die Kundenrechnungen dann abgearbeitet.

Wenn sich beide an diesen Ablauf halten führt das zu deutlichem Zeitgewinn und zur Arbeitsentlastung von Beiden. Vielleicht auch ein Vorschlag für Sie?

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ein einen guten Rutsch ins neue Jahr – aber bitte mit weniger Stress!!

Karl Wachenfeld – KlarOs

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