Abläufe in der Glasreinigung optimieren – das richtige Programm kann helfen!

Liebe Kollegen aus der Glasreinigung,

Bisher habe ich einige Excel-Tabellenblätter für die Angebotserstellung, die Einsatzplanung, die Rechnungen und die Auswertung genutzt. Sie waren nicht miteinander verbunden und so konnte ich die entsprechenden Daten immer wiederholt eingeben. Deshalb kam ich auf die Idee, ein komplettes Programm schreiben zu lassen, dass alle Daten verwaltet und mir diese für alle Eingaben zur Verfügung stellt. Das Ziel sollte es sein, die Objektplanung, die tägliche Einsatzplanung der Mitarbeiter, die Stundenerfassung, die Rechnungserstellung und die Auswertung aller Daten, insbesondere den Lohnanteil pro Einsatz, pro Monat, pro Jahr vorzunehmen.

Gekaufte Software-Programme sind teuer

Also wandte ich mit zunächst an die Fachleute der Softwareherstellung und lies mir diese Idee einmal anbieten. 12.000 € ist schon eine Stange Geld und sicher nichts für einen kleinen Glasreinigungsbetrieb. Also überlegte ich, welche Module meine Excel-Dateien sinnvoll ergänzen könnten, doch immer noch lagen die Kosten bei über 4.000 €. Doch die Beschäftigung mit dem Thema und die Erläuterung meiner Wünsche hatte die Vorstellung bei mir reifen und konkreter werden lassen. Und so setzte ich mich hin und optimierte meine erste Tabelle, das Planungsblatt, füllte es mit allen Daten über den Kunden (Umsatz, Ort, Leistung, Termin, usw.) bis hin zur Personal- und Autoeinteilung pro Einsatz. Das gefiel mir so gut, dass ich dann gleich das zweite Blatt, verknüpft mit dem Planungsblatt, das auch als Mitarbeitereinsatzblatt dient, erstellte. Hier können die eingesetzten Stunden und benötigten Fahrzeiten pro Mitarbeiter und Objekt eingetragen worden. Das dritte Blatt reduziert die Daten auf das Einzelobjekt. Hier kann man die Rechnungsnummer für die bearbeiteten Einsätze eintragen und ist so sicher, dass man alle Rechnungen erstellt hat. Das Highlight sind die automatischen Auswertungen des Lohnanteil und weiterer Daten pro Objekt, Monat und Jahr und die sofortige Lohnerfassung pro Mitarbeiter.

Eigeninitiative kann zum Erfolg auf ganzer Linie werden

Musste ich früher immer die Stunden am Monatsende mühevoll eintragen sind jetzt abends die Stunden der Mitarbeiter den Objekten zugeordnet und ich sehe sofort das Ergebnis und habe die Möglichkeit, nachzufragen, gegenzusteuern oder zu korrigieren. Bei den Auswertungstabellen läuft alles automatisch, also keine weiteren Eingaben – eine sehr große Hilfe und Arbeitserleichterung. Am letzten Tag des Monats drucke ich nur noch den Stundeneinsatz der Mitarbeiter aus und gebe die Lohnkosten an den Steuerberater. Zeitaufwand: 4 Minuten.

 Die nackten Zahlen: Mein Einsatz und das Ergebnis

 Ja, ich habe ca. 30 bis 40 Stunden investiert, aber ein Programm erstellt, was meiner Arbeitsweise und unserer Aufgabe entspricht – und dabei viel Geld gespart. Gespart wurde auch an meiner eigenen Arbeitszeit, die sich dank der totalen Vereinfachung schätzungsweise um ca. 8 Stunden (oder einen Tag pro Woche) reduziert hat, ein absoluter Gewinn!

Sollten Sie an ähnlicher Aufgabenstellung basteln können Sie sich jederzeit an mich wenden und wir können uns austauschen. Jedes Gespräch hilft den eigenen Plan zu konkretisieren. Die Idee zu diesem Programm ist schon vor Jahren gereift, aber es brauchte Zeit zu reifen, so dass meine Excel-Kenntnisse sich mit der Gesamtidee verbinden konnten.  

Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Sind Sie mit Ihrer Software zufrieden?

Karl Wachenfeld – KlarOs®

 

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