OneNote macht die Büroarbeit leichter – auch für den Glasreiniger

In meinem letzten Blog habe ich schon darauf hingewiesen, dass ich nach der Umstellung auf das papierlose Büro ergänzend OneNote einsetze.


Was ist OneNote?

Für diejenigen, die mit OneNote bisher nichts anfangen können, ein paar grundsätzliche Hinweise:

OneNote ist ein Windowsprogramm und im Normalfall im Office zu finden.
Es hilft mir alle Ideen, post-its, interessante Informationen, Webseiten-Bildschirmausschnitte und vieles mehr abzulegen und festzuhalten. Wenn man OneNote geöffnet hat kann man jederzeit darauf zugreifen oder Informationen so ablegen, dass man diese sehr schnell wieder findet. Abspeichern braucht man nichts, alle neuen Einträge werden sofort gespeichert. Eine Synchronisation mit Handy oder anderen Computern ist möglich.


Wie arbeitet man mit OneNote?

Ich habe mit Privat, KlarOs und EDV aktuell drei Hauptordner (Register), die in weitere Unterordner aufgeteilt werden.

Als Beispiel nehme ich hier den Privat-Ordner: Hier könnte man z.B. folgende Reiter finden: Garten, Gesundheit, Haus, Urlaub, u.a.

Die dritte Ebene findet man in den Unterordner. Hier kann man beliebig viele Seiten je Unterordner benennen und thematisch füllen.

Bei den Reisen könnten sich folgende Seiten finden:
– Terminplanung des laufenden Jahres
– Schwarzwald 16.07. bis 23.07.
– Kofferliste u.a.

Beispiel für das Ordnungssystem

  1. Privat – 2. Urlaub – 3.  Schwarzwald 16.07. bis 23.07.


Der Vorteil von OneNote

Der Vorteil, den ich bei der Nutzung von  OneNote sehe ist, dass jegliche Information, egal woher sie kommt, einen Platz bei OneNote zuordnen kann und man diese schnell wiederfindet.

Für mich war am deutlichsten, dass ich einige Ordner und Ablagen, die alle möglichen ‚wichtigen‘ Daten, Bilder, Hinweise, Rechnungen, Links usw. enthielten, auflösen konnte und mein Schreibtisch so aufgeräumt ist, wie er noch nie war. Und da das System perfekt ist, baut sich auch keine Unordnung neu auf, denn – wie schon gesagt – jede Information findet sofort seine Ablage im OneNote.

Liebe Glasreiniger, wenn Sie gern Blätter ausdrucken und egal wo auch ablegen, ist OnNote eine gute Alternative, um alles zu sammeln und die gewünschte Information schnell wiederzufinden.

Jeder Einstieg in ein neues Programm ist schwierig und wir werden gefordert. Das Ergebnis wird Sie begeistern!

Wenn Sie mir über Ihre Erfahrungen berichten oder diesen Blog kommentieren, freue ich mich.

Ihr Karl Wachenfeld – KlarOs

 

 

Das papierlose Büro für Glasreiniger – eine Utopie?

Im Herbst habe ich bei einem Bekannten den Homeoffice-Arbeitsplatz gesehen und da war ich doch sehr überrascht: auf dem Schreibtisch standen zwei Monitore, eine Maus und sonst nichts!

Da ich ein Verfechter der Optimierung und effektiven Arbeitszeitnutzung bin habe ich mich gefragt, ob für mich als Chef eines Glasreinigungsunternehmens auch ein papierloses Büro möglich ist.

Da nach genauer Prüfung fast alles dafür sprach bin ich es angegangen:

Alle neuen Emails wurden in meinem Ablagesystem im Dateimanager folgenden Verzeichnissen zugeordnet:

  • Kundenkontakte komplett
  • Kontakte zu Herstellern; Werkstätten, Lieferanten u.ä.
  • Stundeneinsätze der Mitarbeiter
  • Personaldaten
  • Mein Excel-Master-System (erfasst Anfragen, Einsätze, Einsatzstunden, Lohnabrechnung, Auswertung)
  • Rechnungen
  • Vordrucke (für Besichtigungen, Angebote, Kalkulation u.a.)

Damit habe ich 95% abgedeckt! Die letzten 5% übernimmt das Office-Programm OneNote. Mehr hierzu in meinem nächsten Blog.

Zu welchem Ergebnis hat das geführt?

  • Mein Email-Eingangs- und Ausgangsfach ist nach kurzer Bearbeitung immer leer
  • Der Schreibtisch ist so leer und der Arbeitsplatz ist so aufgeräumt wie noch nie
  • Der Papierkorb füllt sich deutlich langsamer
  • Der Papierverbrauch ist deutlich geringer.
  • Der Toner wird seltener erneuert
  • Ich finde alles sehr schnell wieder (die Ablage erfolgt JJMMTT, so dass die neueste Email immer ganz unten steht)
  • Ich konnte, da ich mich zusätzlich von alten Unterlagen getrennt habe, ungefähr 40 Ordner ausmisten
  • Ich konnte ca. 120 Schnellhefter mit Privatkunden auflösen

Das Wichtigste: Ich erziele das gleiche Ergebnis, spare aber viel Zeit!!!!

Mein Blog im Februar: OneNote kann auch dem Glasreiniger helfen
Mein Blog im März:        Meine Tages- und Wochenplanung

Über Ihre Rückmeldungen über das Blog oder über info@klaros-gmbh.de freue ich mich.
Ihr/Euer Karl Wachenfeld

Glasreinigung bei private Kleinkunden

Die Anfragen bei einem qualifiziertem Glasreinigungsunternehmen sind sehr vielfältig: Das geht von Unternehmen aus dem Büro-/Verwaltungsbereich über die Industrie bis hin zum medizinischen und sozialen Bereich. Natürlich kommen auch viele Anfragen von Privatkunden, meist aus dem Nahbereich zum eigenen Unternehmen.

Es ist ja allgemein bekannt, dass die Fenster von privaten Glasreinigungskunden meist von selbständigen Einzelunternehmern gereinigt werden. Das hat, wenn sie keine Rechnung brauchen, oft für diesen Kundenkreis wirtschaftliche Vorteile.

Diese Vorteile können korrekt arbeitende Glasreinigungsunternehmen ihren Privatkunden nicht einräumen. Ergänzt werden diese Mehrkosten durch einen qualifizierten Besichtigungstermin und ein umfassendes Angebot, das die Leistung genau beschreibt und einen Preis aufruft, der dem Auftragsvolumen entspricht.

Der einmalige Besichtigungstermin inklusive Fahrkosten- und –zeiten schlägt mit mindestens 40 €/netto zu Buche. Die so entstandenen Kosten machen im Privatbereich damit oft die Hälfe einer einmalig durchgeführten Reinigung aus. Die Besichtigungskosten rechnen sich im Normalfall also nur, wenn man den Kunden für mehrere Jahre gewinnt. Doch da kann man nie sicher sein.

Wenn dann der Privatkunde nicht beauftragt oder nach dem ersten Durchführungstermin nicht wiederkommt ist das ein schlechtes Geschäft!

Wie soll man dem begegnen?

  • Konsequent keine privaten Kleinkunden annehmen?
  • Dem Privatkunden mit dem Angebot einen Vertrag zusenden, der ihn vertraglich bindet?
  • Bei der telefonischen Anfrage klären, was sein Interesse ist?
    • Durchführung eines regelmäßigen Reinigungsturnus mindestens einmal jährlich?
    • Interesse an qualifizierten Mitarbeitern?
    • Wunsch nach verbindlicher Terminabsprache?
    • Erstellung einer Rechnung mit dem Zusatz ‚Hauswirtschaftliche Dienstleistung‘ zur Abrechnung beim Finanzamt?

Ich freue mich über jede Kundenanfrage, bei privaten Kleinkunden schwingt aber immer ein komisches Gefühl mit.

Wie denkt Ihr darüber, liebe Kollegen aus der Glasreinigung?
Wie denken Sie darüber, liebe Privatkunden?

Ich freue mich auf Eure/Ihre Rückmeldung.

Viele Grüße von Karl Wachenfeld – KlarOs