Im Herbst habe ich bei einem Bekannten den Homeoffice-Arbeitsplatz gesehen und da war ich doch sehr überrascht: auf dem Schreibtisch standen zwei Monitore, eine Maus und sonst nichts!
Da ich ein Verfechter der Optimierung und effektiven Arbeitszeitnutzung bin habe ich mich gefragt, ob für mich als Chef eines Glasreinigungsunternehmens auch ein papierloses Büro möglich ist.
Da nach genauer Prüfung fast alles dafür sprach bin ich es angegangen:
Alle neuen Emails wurden in meinem Ablagesystem im Dateimanager folgenden Verzeichnissen zugeordnet:
- Kundenkontakte komplett
- Kontakte zu Herstellern; Werkstätten, Lieferanten u.ä.
- Stundeneinsätze der Mitarbeiter
- Personaldaten
- Mein Excel-Master-System (erfasst Anfragen, Einsätze, Einsatzstunden, Lohnabrechnung, Auswertung)
- Rechnungen
- Vordrucke (für Besichtigungen, Angebote, Kalkulation u.a.)
Damit habe ich 95% abgedeckt! Die letzten 5% übernimmt das Office-Programm OneNote. Mehr hierzu in meinem nächsten Blog.
Zu welchem Ergebnis hat das geführt?
- Mein Email-Eingangs- und Ausgangsfach ist nach kurzer Bearbeitung immer leer
- Der Schreibtisch ist so leer und der Arbeitsplatz ist so aufgeräumt wie noch nie
- Der Papierkorb füllt sich deutlich langsamer
- Der Papierverbrauch ist deutlich geringer.
- Der Toner wird seltener erneuert
- Ich finde alles sehr schnell wieder (die Ablage erfolgt JJMMTT, so dass die neueste Email immer ganz unten steht)
- Ich konnte, da ich mich zusätzlich von alten Unterlagen getrennt habe, ungefähr 40 Ordner ausmisten
- Ich konnte ca. 120 Schnellhefter mit Privatkunden auflösen
Das Wichtigste: Ich erziele das gleiche Ergebnis, spare aber viel Zeit!!!!
Mein Blog im Februar: OneNote kann auch dem Glasreiniger helfen
Mein Blog im März: Meine Tages- und Wochenplanung
Über Ihre Rückmeldungen über das Blog oder über info@klaros-gmbh.de freue ich mich.
Ihr/Euer Karl Wachenfeld
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